Expediente electrónico: propuestas formuladas por COLPROBA a la SCBA

Expediente electrónico. Resumen de propuestas
A continuación se detallan las propuestas de mejora efectuadas por el Colegio de Abogados de la Provincia de Buenos Aires, del que el CASI forma parte activa y permanente, al sistema electrónico del Poder Judicial bonaerense.

• CAMBIO DE REGULACIÓN DE LA MEV: Luego de la Ac. 3975/20 e incluso desde que ha cesado la obligación de impresión, se impone este cambio dado que dejó de ser solo informativa para ser el continente del expediente electrónico.
• PASE A PÚBLICO DE LOS PROVEÍDOS NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS COMO REGLA: Actualmente los órganos pueden decidir cuál es la regla y la excepción. La mayoría mantiene como regla, luego de la firma, que el proveído se mantenga en privado y el pase a público se activa manualmente. Esto produce errores humanos muy frecuentes y las partes no pueden ver la resolución. Teniendo en cuenta el celo natural que se advierte en los jueces cuando deciden una cuestión que no debe ser pública, entendemos que debe establecerse que cuando se firma un proveído debe ponerse en público y en todo caso activarse manualmente cuando la actuación se deba mantener reservada. Finalmente, es necesario que al llegar a público la resolución lo haga con la petición que está proveyendo, lo que a pesar de haber sido previsto en el sistema, no siempre ocurre también por errores humanos.
• FECHA DE LA RESOLUCIÓN: La fecha de los proveídos, atendiendo a los tiempos entre la firma y la llegada a la MEV, debería ser la fecha en la que estuvo disponible para las partes, o sea la fecha de subida a la MEV.
• NUMERO DE TRÁMITE: Los trámites son individualizados por un número por cada instancia. Incluso al llegar a la SCBA, se registra con un número cada vez que ingresa. Esta circunstancia es poco práctica, confusa y dificultosa al momento de recoger los datos para la estadística. Lo que se sugiere es un número único para cada trámite, al que puede adicionarse una extensión (v.g. /1 para los incidentes), y el agregado del año de inicio. Incluso si el número de trámite fuese único, la búsqueda se simplificaría y ni siquiera haría falta ingresar el órgano donde está radicado para encontrarlo.
• NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS: Actualmente el formulario de cédula contiene una serie de información innecesaria. El propio sistema informa al notificado todos los datos necesarios con excepción del proveído. No tiene sentido la utilización del formulario, que además resulta de imposible lectura a los ciegos o disminuidos visuales cuyos programas de apoyo solo detectan texto.
• NOTIFICACIONES AUTOMÁTICAS: Apoyado en la idea del ítem anterior, tanto el juez como los letrados podrían tener junto a cada resolución un botón con la función de notificar, seleccionando a cuál de las partes o de los auxiliares del trámite se pretende notificar. La notificación automática, evitaría tiempos muertos.
• PROVEÍDOS AUTOSUFICIENTES: El manejo del sistema requiere que no existan en las resoluciones referencias a otras o a presentaciones de las partes individualizándolas con fojas o fechas. Si bien se piden resoluciones autosuficientes entendemos ya como de cumplimiento imposible el pedido por la experiencia de los últimos años. Solicitamos entonces que las presentaciones y resoluciones deben tener su número a la vista, de manera de ser de referencia sencilla.
• NOMBRE DE LOS ESCRITOS: Las presentaciones de las partes deberían mantener el nombre que cada una de ellas le dio. Muchas veces ese nombre es cambiado o simplemente se ve en el sistema como ESCRITO ELECTRÓNICO, siendo muy dificultoso el seguimiento. Esto ocurre muy frecuentemente.
• MATERIA A CATEGORIZAR: Luego de iniciada una causa, al llegar al órgano interviniente el Juez caratula el proceso. Sin embargo es común encontrar muchos procesos denominados “materia a categorizar”, aun tramitando en estado avanzado.
• NOTA: El sistema no contiene una función para cumplir con la nota dispuesta por el art. 133 CPCC.
• PDF PARA VISTA DEL TRÁMITE COMPLETO: Quien debe estudiar el expediente completo, debe ingresar en cada uno de los archivos, lo cual resulta sumamente incómodo. Sería de mucha utilidad para los abogados que el sistema genere un archivo PDF o similar, temporario, donde se pueda leer cronológicamente el expediente completo.
• FECHA DE NOTIFICACIÓN: El sistema cuenta con un calculador de fecha de notificación que no resulta un servicio útil y genera confusión en muchos casos. Se sugiere prescindir de él.
• FIRMA DE LOS OFICIALES DE JUSTICIA: No resulta práctico que los oficiales de justicia no puedan informar directamente al expediente el resultado de las diligencias. A pesar de haber mejorado ostensiblemente el sistema, este punto completaría el circuito electrónico y ahorraría el viaje de vuelta de la cédula papel al expediente.
• DIFERENCIAS DE CRITERIO: La interpretación acerca de cómo funciona el expediente electrónico no puede dar lugar a interpretaciones tan disímiles como ocurre actualmente. No forma parte de la independencia de criterio que cada juez tiene si no se relaciona con los derechos de las partes sino con la forma de organizar la tarea del poder judicial. Será la Corte a nuestro entender quien deberá unificar estos criterios. En la práctica es muy incómodo y perjudicial a la organización.
• SALDO DE CUENTAS JUDICIALES A LA VISTA DE LAS PARTES: Si bien ha sido un adelanto que el órgano tenga a la vista el saldo de la cuenta judicial, resultaría más provechoso que sean las partes las que puedan acceder sin tener que solicitar al Secretario que lo informe. Si se quisiera tener un resguardo mayor incluso, podría requerirse para ingresar a compulsarlos los mismos requisitos que el Registro de Juicios Universales, por ejemplo.
• TRASLADOS DE DEMANDA: La pandemia y los avances tecnológicos han puesto en crisis las notificaciones presenciales en el domicilio real. Todos los medios que se ofrecen al momento como herramienta alternativa para notificar (v.g. carta documento, telegrama) requieren que se pueda crear en el sistema un espacio de acceso público para compulsar la demanda y la documentación adjunta que pueda ser referenciado con un link en el instrumento de notificación.
• AVISO DE AVERÍA: Ocurre en muchas oportunidades que no se puede acceder al sistema. En la mayoría de los casos el problema es local de quien pretende acceder, pero le resulta dificultoso darse cuenta. Entendemos que sería conveniente que el sistema informe en cada oportunidad que padece un inconveniente técnico y el pronóstico de restablecimiento.
• DATOS PÚBLICOS: Augusta permite mostrar la gestión del Poder Judicial. Los datos estadísticos que el sistema arroja diariamente deberían ser públicos.
• PUBLICIDAD DEL RPI PARA EXENTOS: Quienes están exentos de pagar tasa de informes de publicidad en el Registro de la Propiedad provincial deben diligenciarlos manualmente, con el costo respectivo a pesar de gozar del beneficio de litigar sin gastos, porque el convenio entre la SCBA y dicho organismo no ha avanzado en ese sentido.
• USUARIOS MEV: La libertad para que cada abogado o abogada registre su propio usuario provoca que cada órgano donde se litiga desconozca ese dato. Cada vez que se comienza a intervenir en una causa que necesita autorización para acceder por la MEV (fueros de familia y penal), debe denunciarse el nombre de usuario. Para evitar este paso sería muy útil que el usuario de todos los abogados en la MEV sea su domicilio electrónico o su CUIT.
• PROBLEMAS DE CONECTIVIDAD DE LAS MEV: Algunas de ellas sufren la pobre infraestructura de la ciudad donde están instaladas y tienen fallas habituales, dependiendo de una persona que vuelva a ponerlas en servicio, a veces en días inhábiles. Entendido que el sistema se basa en la no concentración por razones de seguridad, entendemos razonable que sí se concentren los servidores de aquellas que tienen problemas frecuentemente.
• ESCANEO DE LOS EXPEDIENTES PAPEL: La transición del expediente papel al trámite electrónico provoca serios inconvenientes a la hora de la compulsa. La prolongación de esta situación no hace más que agravar el problema y simplemente esperar el paso del tiempo nos dejaría durante años en esta situación intermedia. Se sugiere un plan de escaneo de expedientes papel, con excepciones por antigüedad, volumen, etc., de modo de tener, de aquí a determinado tiempo, casi todos los expedientes digitalizados.
• CONVENIO SCBA-COLPROBA: La posibilidad de desarrollar una aplicación web de gestión para el abogado, alojada en la nube, que concentre modelos acordados con el Máximo Tribunal, y funcionalidades para que desde el mismo programa se pueda enviar presentaciones, recibir notificaciones y contener las constancias de los trámites según el acceso MEV de cada letrado, seguramente será un avance significativo en la forma de ejercer. Por supuesto será una herramienta que podrá utilizarse en diversas funcionalidades adicionales, como por ejemplo la comunicación informal entre el órgano y el letrado, sin necesidad de utilizar medios ajenos como el correo electrónico.