Oficinas de notificaciones: su funcionamiento
El pasado jueves 6 de julio, tuvo lugar en el Colegio de Abogados de San Isidro una reunión de la Comisión de Administración y Justicia, en conjunto con la Comisión de Informática, con el fin de tratar la cuestión de las notificaciones del departamento judicial.
Por el CASI estuvieron presentes los presidentes de ambas comisiones, con más la integración plena de la Comisión de Administración y Justicia, en tanto que, de parte del Poder Judicial se contó, entre otros, con la asistencia de la Directora General de Oficinas y Delegaciones de Mandamientos y Notificaciones de la SCBA, Dra. Matilde de Andreis, y los jefes de las tres delegaciones ubicadas en el departamento judicial de San Isidro: Dres. Mariana Esther Torresi (Delegación San Isidro), Claudia María Otaño (a/c Delegación Pilar) y Javier Alejandro Legnazzi (Delegación Tigre).
Se trataron especialmente las dificultades que se presentan para las notificaciones, pretendiendo conocer además, las previsiones a corto y mediano plazo, además de otras cuestiones de organización general.
A continuación exponemos –sintéticamente- los resultados para los temas considerados de mayor importancia o preocupación.
1- Sistemas informáticos
Como primera medida, surgió que, contrario a lo que se pregona, en el Poder Judicial no existe actualmente un sistema informático, sino que existen 4 programas independientes:
a) Augusta; b) MEV; c) Notificaciones y Presentaciones digitales; d) ADMANCED.
La multiplicidad de programas, y la falta de un sistema integrado generan situaciones laborales complejas, donde parte del tiempo que se ahorra en una etapa, a través del uso de la tecnología, termina requiriendo una mayor demanda de personal en otro sector. Esto quedó claro en situaciones tales como la imposibilidad de imprimir listados de cédulas en forma automática, ya que las Delegaciones utilizarían el mismo portal que los profesionales y, por lo tanto, las cédulas a diligenciar en domicilios físicos en rigor terminan siendo meros documentos en Word que deben ser impresos en forma individual, lo cual se replica a lo largo de todo el procedimiento: generación del listado, diligenciamiento, informe, devolución.
Otro dato igualmente preocupante es que -por ahora- no parece estar contemplado un sistema de tipo "formulario web" o similar, donde el nombre del requerido, su domicilio (con el consiguiente desagregado del municipio o localidad, código postal, la calle, altura, etc.), se ingresen en un campo que luego se vuelque automáticamente a un sistema, con el fin de:
a) evitar que por error un juzgado remita equivocadamente una cédula a la oficina errónea;
b) evitar la contabilización o carga manual de los listados de cédulas en las delegaciones -eliminando los posibles errores por la transcripción manual-;
c) reducir los plazos para quienes aún deban concurrir a las oficinas, ya que al ser impresos y cargados individualmente también se expiden los recibos en forma individual con la espera consiguiente.
Sería utópico pretender que el sistema de notificaciones esté vinculado con las oficinas de catastro, pero al menos se debería contemplar la modificación indicada, implementando un sistema similar al que desarrolló la Caja para Abogados, cuyo formulario de aportes resolvió satisfactoriamente el inconveniente con un campo cerrado para los partidos que integran la Provincia, y un campo abierto para indicar el nombre de los autos, motivo de la boleta.
Si la situación antes descripta puede ser preocupante, más aún lo resultará si tomamos en consideración que en la enumeración inicial no se han contemplado los sistemas en uso en el ámbito penal, situación que se torna aún más compleja cuando recordamos que existen también notificaciones que se practican por intermedio de los Juzgados de Paz, que dependen de otra oficina de la Corte distinta de la Oficinas de Mandamientos y Notificaciones.
Tal como quedó planteado, concluimos que existe un problema de estructura en la sistematización que aún parece estar bastante alejado de solucionarse en lo inmediato.
2- Equipamiento e infraestructura
Surgieron en la reunión, algunos inconvenientes tan alarmantes como los relacionados con los sistemas.
Aunque parezca una obviedad, la informatización requiere tres elementos sustanciales:
a) un ordenador que pueda conectarse a una red de Internet;
b) que la conexión de Internet esté disponible;
c) que haya suministro eléctrico para que funcione el ordenador.
Los delegados dieron cuenta de diversos momentos en que se careció tanto de conectividad como de suministro eléctrico.
Resulta preocupante que en alguna oficina –como ha sucedido en la Tigre- pudieran estar una semana sin servicio de Internet y sin una conexión alterna de resguardo.
Como puede vislumbrarse, dos de los tres elementos básicos mostraron fallas. En ese marco, otras fallas como la falta de lectores ópticos o impresoras adecuadas en una u otra oficina, o que los vehículos de alguna dependencia estén fuera de servicio completan el incomprensible panorama.
3- El personal de las áreas
Una de las consecuencias actuales de los programas descoordinados (porque un verdadero sistema debería integrar todos los subsistemas informáticos citados), o los faltantes de equipamiento o infraestructura han motivado que -para poder cumplir con la mayor carga de labores manuales-, se redistribuyera al personal, retirando agentes de las zonas, para pasarlos a labores administrativas en las oficinas.
A ello se le suman viejos problemas, como las licencias por razones médicas, psiquiátricas o agentes que cuentan con carga horaria reducida. Esta realidad se ve además agravada al tener en cuenta que es vieja y cuestionable política de la Corte destinar empleados problemáticos laboralmente, a las oficinas de mandamientos y notificaciones. Esta práctica ha resultado nefasta, especialmente si tenemos en cuenta que el oficial de justicia debe ser considerado como "el juez en la calle", dado que es el funcionario que da fe de la actividad jurisdiccional fuera del ámbito físico propio del juzgado.
4- Otros aspectos pendientes
Además de la falta de sistematización de las cédulas, o la integración de los múltiples programas en un único sistema, otro reclamo que aún no ha tenido solución es el que vienen haciendo los matriculados con baja o nula visión, sobre la adaptabilidad de los actuales sistemas para que puedan ser utilizados por ellos.
5- A modo de reflexión
Una de las etapas más sensibles en todo trámite procesal es el de las notificaciones.
Por tanto, el buen funcionamiento de las notificaciones (digitales, ministerio ley o en los domicilios) es un aspecto esencial que ahorra tiempo y dinero.
Los matriculados tuvieron oportunidad de llevarse una prueba cuando en 2016, en ocasión de las reuniones realizadas en Mercedes, plantearon la necesidad de dejar nota electrónica o que el sistema contemplara en forma clara y automática, cuando era que los despachos se ponían a la vista pública en los distintos portales (situación limitada a la notificación ministerio ley).
Pero si además un área tan sensible (como son las delegaciones de notificaciones) pudo ser considerada como un destino de castigo o reubicación del personal no deseado, es una mala señal institucional.
Esperemos que lo que pudo ser una práctica (real o pretendida) no se traslade también en esta nueva etapa de revisión y diseño en los sistemas de notificaciones electrónicas.
La Justicia provincial, debería repensar la implementación de los nuevos sistemas (tanto en sus aspectos informáticos, administrativos y de personal) no sólo teniendo como centro al juzgado y como periférico a todo los demás, sino en forma completa, considerando la integralidad del Poder Judicial y su incidencia en el ámbito del equilibrio republicano.
